หลายบริษัทเลือกที่จะซื้อซอฟท์แวร์แบ็คอัพข้อมูล เพื่อจะได้ใช้ประโยชน์เพิ่มเติมจากพื้นที่จัดเก็บของฮาร์ดแวร์ที่ใช้อยู่ในออฟฟิศ แต่รู้หรือไม่ว่า ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นมาจากการซื้อซอฟท์แวร์เหล่านี้คือ ค่าไลเซนส์ในการใช้งานซอฟท์แวร์อย่างเต็มประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่อาจทำให้งบบานปลายจากที่ตั้งไว้ได้เลยทีเดียว ในการซื้อซอฟท์แวร์แบ็คอัพข้อมูลแต่ละครั้ง แอดมินไอทีจำเป็นจะต้องมีงบที่ใช้ในการจ่ายค่าดูแลระบบและค่าธรรมเนียมในแต่ละเดือนเพื่อให้ซอฟท์แวร์นั้น ๆ อัพเดตตลอดเวลา ซึ่งในการซื้อ VMware Backup หนึ่งครั้ง มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงอะไรบ้างที่หลายคนอาจมองข้ามไป

สำหรับในการซื้อซอฟท์แวร์แบ็คอัพข้อมูลแต่ละครั้ง แอดมินไอทีจำเป็นจะต้องมีงบที่ใช้ในการจ่ายค่าดูแลระบบและค่าธรรมเนียมในแต่ละเดือนเพื่อให้ซอฟท์แวร์นั้น ๆ อัพเดตตลอดเวลา ซึ่งในการซื้อ VMware Backup หนึ่งครั้ง มีค่าใช้จ่ายแอบแฝงอะไรบ้างที่หลายคนอาจมองข้ามไป

1. ค่าไลเซนส์และการดูแลระบบ : ผู้ให้บริการ VM backup จะมีวิธีการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายที่หลากหลาย เช่น การคำนวนตามสล็อตของซีพียู หรือ ตามระบบโฮสต์ VM โดยราคาจะแตกต่างตามการตั้งค่าของผู้ใช้งาน ซึ่งบางครั้งการคำนวนจากโฮสต์อาจถูกกว่าการคำนวนตามสล็อต ยกตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้งานเลือกใช้เซิร์ฟเวอร์ VMware 2 สล็อตในราคา 500 เหรียญสหรัฐต่อสล็อต ราคาจะสูงกว่าการเลือกซื้อโฮสต์มูลค่า 800 เหรียญสหรัฐเพียงอันเดียว นอกจากนี้ ผู้ใช้งานควรตรวจดูค่าใช้จ่ายให้ละเอียดถี่ถ้วนเพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีการคิดค่าบริการแฝงอื่น ๆ เมื่อเปรียบเทียบราคาของผู้ให้บริการ

นอกจากค่าบริการในส่วนของไลเซนส์แล้ว ผู้ใช้งานควรคำนึงถึงค่าบำรุงรักษาระบบเพื่อให้ซอฟท์แวร์และแพทช์มีการอัพเดตสม่ำเสมอ รวมไปถึงการซัพพอร์ตทางเทคนิคอื่น ๆ ซึ่งค่าบำรุงรักษาระบบสำหรับรายปีนั้น มีราคาสูงถึง 22% - 27% ของค่าไลเซนส์ตลอดอายุการใช้งานเลยทีเดียว อีกหนึ่งกราฟด้านล่างแสดงให้เห็นถึงการเปรียบเทียบราคาบริการทั้งหมดของซอฟท์แวร์แบ็คอัพตลอดสามปี ซึ่งแทบไม่แตกต่างไปจากค่าไลเซนส์ทั้งปีและตลอดอายุการใช้งาน หลังจากที่รวมค่าบำรุงรักษาระบบเข้าด้วยแล้ว

2.ค่าการจัดการอื่น ๆ : เมื่อพูดถึงการจัดการกับระบบซอฟท์แวร์ ด้วยเหตุผลที่ว่าระบบซอฟท์แวร์และฮาร์ดแวร์นั้นมาจาก 2 บริษัทที่ต่างกัน จึงทำให้ระบบซัพพอร์ตทางเทคนิคต่าง ๆ แตกต่างกันออกไปด้วย ดังนั้น เมื่อเกิดปัญหาขัดข้องขึ้น ผู้ใช้งานจะต้องค้นหาสาเหตุที่เกิดขึ้น โดยติดต่อทั้งผู้ให้บริการซอฟท์แวร์และฮาร์ดแวร์แยกกัน หากบางบริษัทที่ไม่มีทีมไอทีที่ชำนาญการ ก็อาจจะต้องมองหาผู้ให้บริการเพิ่มเติม เพื่อแก้ไขข้อมูลปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งจะทำให้คุณเหนื่อยเปล่าและเสียเวลาในตอนสุดท้าย

อย่างไรก็ตาม สิ่งสุดท้ายที่ขาดไม่ได้เลยคือราคาฮาร์ดแวร์ที่หลายคนมองข้าม หลายบริษัทนั้นมีงบประมาณที่จำกัด ทำให้บริษัทเหล่านี้เลือกใช้บริการระบบซอฟท์แวร์สำรองข้อมูลที่เป็นแบบฟรีเมียม แต่ของฟรีไม่มีในโลก และระบบซอฟท์แวร์ฟรีเมียมส่วนมากจะอนุญาตให้เข้าถึงการใช้งานฟีเจอร์ที่จำกัด ซึ่งข้อเสียคือ ซอฟท์แวร์ฟรีเมี่ยมจะแบ็คอัพข้อมูลในรูปแบบ Full Backup ทุกครั้ง ซึ่งทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บโดยใช่เหตุ