คุณเคยเจอปัญหาเหล่านี้ไหม ? พนักงานระดับท็อปลาออกกะทันหัน และความรู้ความเชี่ยวชาญทั้งหมดก็หายวับไปพร้อมกับตัวเขา หรือทุกครั้งที่มีพนักงานใหม่เข้ามา หัวหน้าทีมต้องเสียเวลาสอนงานเรื่องเดิม ๆ ซ้ำแล้วซ้ำเล่า หากคุณกำลังพยักหน้ายอมรับ แสดงว่าองค์กรของคุณกำลังต้องการการจัดการความรู้ (Knowledge Management) อย่างเร่งด่วน
หลายคนมักเข้าใจผิดว่าการสร้างระบบ KM เป็นเรื่องใหญ่ ต้องใช้ซอฟต์แวร์ราคาแพง หรือต้องจ้างที่ปรึกษา แต่ความจริงแล้ว องค์กรขนาดเล็กหรือทีมงานมือใหม่ก็สามารถเริ่มต้นได้ทันที ด้วย 5 ขั้นตอนง่าย ๆ ที่จะเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
1. กำหนดเป้าหมายให้ชัด ว่าทำไปเพื่ออะไร
ก่อนจะไปมองหาเครื่องมือ สิ่งแรกที่ต้องทำคือการตั้งโจทย์ให้ชัดเจนว่าเราจะทำระบบ KM ไปเพื่อแก้ปัญหาอะไร ? อย่าพยายามเก็บทุกอย่างในโลกไว้ในระบบ เพราะจะทำให้ข้อมูลล้นจนหาอะไรไม่เจอ
ลองเริ่มจากปัญหาที่เจ็บปวดที่สุด (Pain Point) เช่น
ต้องการลดเวลาสอนงานพนักงานใหม่ จาก 1 เดือน เหลือ 1 สัปดาห์
ต้องการรวบรวมเทคนิคการปิดการขายจาก Sale มือทอง เพื่อให้คนอื่นทำตามได้
ต้องการสร้างคู่มือ เพื่อลดความผิดพลาดในการผลิต
2. สำรวจความรู้ที่มี
เมื่อรู้เป้าหมายแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการตามล่าหาความรู้ เราต้องสำรวจว่าความรู้สำคัญเหล่านั้นอยู่ที่ไหน
Explicit Knowledge: ความรู้ที่ถูกบันทึกไว้แล้ว เช่น ในไฟล์เอกสาร Excel รายงานการประชุม หรือคู่มือเก่า ๆ
Tacit Knowledge: ความรู้ที่ฝังอยู่ในหัวคน เช่น ทักษะ ประสบการณ์ หรือเทคนิคเฉพาะตัวของพนักงานเก่ง ๆ
ความท้าทายของขั้นตอนนี้คือ การเปลี่ยนความรู้ในหัวคนออกมาเป็นความรู้ที่จับต้องได้ คุณอาจต้องใช้วิธีการสัมภาษณ์ อัดคลิปวิดีโอตอนทำงาน หรือให้เขาเขียนสรุปเทคนิคสั้น ๆ เพื่อเตรียมนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
3. เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม
สำหรับมือใหม่ ไม่จำเป็นต้องลงทุนซื้อโปรแกรมราคาหลักแสน หัวใจสำคัญของระบบ KM ที่ดี ไม่ใช่ความหรูหรา แต่คือการค้นหาง่าย และเข้าถึงสะดวก
Startups / SMEs: เริ่มต้นได้ง่าย ๆ ด้วยเครื่องมือฟรี เช่น Google Drive จัด Folder ให้เป็นระเบียบ Trello หรือ Notion ซึ่งเหมาะมากสำหรับการทำฐานข้อมูลความรู้
องค์กรขนาดกลาง-ใหญ่: อาจพิจารณาใช้ Microsoft SharePoint หรือซอฟต์แวร์ KM สำเร็จรูป
จำไว้ว่าเครื่องมือที่ดีที่สุด คือเครื่องมือที่พนักงานในทีมของคุณใช้เป็น และยอมใช้ในชีวิตประจำวัน
4. สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปัน
ด่านปราบเซียนที่ทำให้ระบบ KM หลายแห่งล้มเหลว นั่นคือคนไม่ยอมแชร์ เพราะกลัวว่าถ้าบอกเคล็ดลับไปแล้ว ตัวเองจะหมดความสำคัญ หน้าที่ของผู้บริหารและ HR คือการสร้างบรรยากาศที่ส่งเสริมการแบ่งปัน
ให้รางวัล: มีรางวัลเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับผู้ที่แชร์ความรู้แล้วมีคนนำไปใช้ประโยชน์
ไม่จับผิด: สร้างพื้นที่ปลอดภัยที่สามารถแชร์ความผิดพลาดเพื่อเป็นบทเรียน ได้โดยไม่ถูกลงโทษ
ทำให้เป็นเรื่องปกติ: กำหนดให้การสรุปงานหรือแชร์เทคนิค เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน ไม่ใช่งานงอกที่ต้องทำเพิ่ม
5. หมั่นอัปเดตให้สดใหม่อยู่เสมอ
ความรู้มีวันหมดอายุ ข้อมูลที่เคยถูกต้องเมื่อปีที่แล้ว อาจใช้ไม่ได้ผลในวันนี้ การมีข้อมูลเก่าค้างอยู่ในระบบอาจส่งผลเสียมากกว่าไม่มีเลย ควรกำหนดผู้รับผิดชอบ หรือมีกิจกรรม Big Cleaning ข้อมูลทุก ๆ 3-6 เดือน เพื่อตรวจสอบว่าคู่มือไหนต้องอัปเดต หรือไฟล์ไหนควรลบออก เพื่อให้ระบบ KM ของคุณเป็นเหมือนคลังสมองที่มีชีวิตที่พนักงานพึ่งพาได้เสมอ ไม่ใช่ห้องเก็บของเก่าที่เต็มไปด้วยฝุ่น
การเริ่มต้นทำระบบ KM ในองค์กร คือการลงทุนระยะยาวที่คุ้มค่าที่สุดอย่างหนึ่ง แม้ในช่วงแรกอาจต้องใช้ความพยายามในการรวบรวมและปรับเปลี่ยนพฤติกรรม แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือองค์กรที่ทำงานได้อย่างลื่นไหล ลดการพึ่งพาตัวบุคคล และพร้อมเติบโตได้อย่างยั่งยืน เริ่มสำรวจความรู้ในทีมของคุณตั้งแต่วันนี้ ก่อนที่ความรู้นั้นจะเดินออกจากประตูบริษัทไป
