ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อเพื่อแจ้งยอดชำระค่าบริการ หรือ ค่าสินค้า ในปัจจุบันการออกใบแจ้งหนี้สามารถออกได้ 2 แบบ คือ การออกใบแจ้งหนี้นอกระบบ เช่น การใช้ Microsoft Excel Microsoft Word หรือแบบฟอร์มสำเร็จรูปทั่วไป และ การออกใบแจ้งหนี้ผ่านโปรแกรมบัญชี ทั้งสองแบบนี้มีข้อดี และข้อเสีย ต่างกันออกไป เพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าแบบไหนที่ "ตอบโจทย์" ธุรกิจของคุณมากที่สุด
ใบแจ้งหนี้นอกระบบ
การออกใบแจ้งหนี้นอกระบบ คือการสร้างเอกสารขึ้นมาเองแบบ Manual โดยใช้โปรแกรมพื้นฐานที่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์
ข้อดีของการออกใบแจ้งหนี้นอกระบบ
ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปีในการเช่าใช้โปรแกรมบัญชี
สามารถออกแบบใบแจ้งหนี้ในแบบของตนเองได้ ไม่ว่าจะเป็นการวางตำแหน่งโลโก้ การเลือกฟอนต์ การออกแบบสีให้ตรงกับธุรกิจ หรือการเพิ่มเงื่อนไขและหมายเหตุพิเศษที่เฉพาะลงไปในเอกสาร
ไม่ต้องใช้เวลาเรียนรู้ระบบใหม่เนื่องจากโปรแกรมพื้นฐานอย่าง Excel หรือ Word เป็นโปรแกรมที่พนักงานและเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่คุ้นเคยอยู่แล้ว
ข้อเสียของการออกใบแจ้งหนี้นอกระบบ
เป็นการทำงานซ้ำซ้อน เนื่องจากเมื่อออกใบแจ้งหนี้ใน Excel แล้วส่งให้ลูกค้า ข้อมูลนั้นจะอยู่แค่ในไฟล์ Excel และนักบัญชีจะต้องนำข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นมาคีย์เข้าระบบบัญชีอีกครั้งเพื่อบันทึกรายได้ ซึ่งเป็นการเสียเวลาและทรัพยากรบุคคล
การทำแบบ Manual มักจะมีข้อผิดพลาด เช่น ลืมรันเลขที่เอกสาร รันเลขที่เอกสารซ้ำ พิมพ์ชื่อที่อยู่ลูกค้าผิดพลาด หรือการผูกสูตรคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) 7% ผิด
มีการติดตามหนี้สินที่ค่อนข้างยาก เนื่องจากในแต่ละเดือนมีบิลจำนวนเยอะ ทำให้การเปิดดูว่าบิลไหนมีการชำระ หรือค้างชำระแล้ว ก็อาจจะเสียเวลาไหนการค้นหาและเปิดดู ส่งผลให้ตามหนี้ล่าช้าและส่งผลกระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องทางเงิน
ใบแจ้งหนี้ผ่านโปรแกรมบัญชี
โปรแกรมบัญชีในยุคปัจจุบันมักอยู่ในรูปแบบ Cloud Accounting ซึ่งเชื่อมต่อข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถออกใบแจ้งหนี้และจัดการบัญชีได้ทุกที่ทุกเวลา
ข้อดีของการออกใบแจ้งหนี้ผ่านระบบโปรแกรมบัญชี
ระบบจะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ ทันทีที่กด อนุมัติ หรือ ส่ง ใบแจ้งหนี้ออกจากระบบ โปรแกรมจะทำการบันทึกเดบิตลูกหนี้การค้าและเครดิตรายได้ในสมุดรายวันให้ทันที ช่วยตัดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อน ลดภาระงานของพนักงานบัญชีลงไปได้
เอกสารที่ออกจากระบบบัญชีจะถูกจัดวางมาอย่างเป็นระเบียบตามมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด ระบบจะทำการรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติตามลำดับป้องกันปัญหาเลขที่เอกสารข้ามหรือซ้ำกันได้
โปรแกรมบัญชีจะจดจำข้อมูลลูกค้าและรายการสินค้า บริการไว้ในฐานข้อมูล เมื่อต้องการออกบิลให้ลูกค้าเก่า ก็สามารถพิมพ์แค่ชื่อย่อ ระบบก็จะดึงข้อมูลที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเงื่อนไขการชำระเงินมาใส่ให้อัตโนมัติ ช่วยลดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการพิมพ์
โปรแกรมบัญชีสมัยใหม่จะมี Dashboard ที่สรุปให้เห็นภาพรวมว่า ในเดือนนี้มีรายได้เท่าไหร่ มียอดค้างรับจากลูกค้ากี่บาท และมีบิลใบไหนบ้างที่เกินกำหนดชำระ ทำให้สามารถวางแผนบริหารจัดการเงินสดได้
โปรแกรมบัญชีหลายตัว มีการรองรับการนำส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice & e-Receipt) ให้กับกรมสรรพากร
ข้อเสียของการออกใบแจ้งหนี้ผ่านระบบโปรแกรมบัญชี
การใช้โปรแกรมบัญชีจะมีค่าบริการ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นแบบรายเดือนหรือรายปี
มีข้อจำกัดในทำใบแจ้งหนี้เนื่องจากจะต้องใช้งานตามแบบฟอร์มเอกสารตามที่ระบบกำหนดมาให้
พนักงานต้องใช้เวลาในการทำความเข้าใจการทำงานของโปรแกรม เช่น การผังบัญชี การใส่ยอดยกมา ซึ่งอาจจะต้องใช้เวลาในการเรียนรู้หรือผู้เชียวชาญสำนักงานบัญชีเข้ามาช่วยดู
สิ่งสำคัญในการตัดสินใจเพื่อให้ตอบโจทย์ธุรกิจ
หากธุรกิจของคุณมีการออกเอกสารเกิน 10-15 ใบต่อเดือน การใช้ Excel อาจจะไม่ตอบโจทย์เท่า การใช้โปรแกรมบัญชี เพราะการใช้โปรแกรมบัญชีช่วยประหยัดเวลา และลดงานลงได้
การใช้โปรแกรมบัญชีช่วยป้องกันความผิดพลาดจากการคำนวณภาษีที่ผิด หรือรันเลขที่ใบกำกับภาษีผิด ซึ่งเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ธุรกิจโดนสรรพากรเรียกเก็บค่าปรับย้อนหลัง
สามารถนำข้อมูลออกมาดูได้ในทันทีหากต้องการวิเคราะห์ข้อมูล เช่น สินค้าตัวไหนขายดีที่สุด ลูกค้ากลุ่มไหนคือกลุ่มที่สร้างรายได้สูงสุด การใช้โปรแกรมบัญชีจะสามารถดึงรายงาน ออกมาดูได้ทันที ซึ่งการทำใน Excel แบบ Manual นั้นอาจจะไม่สามารถดึงข้อมูลออกมาได้ทันที
หากต้องการส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีเพื่อปิดงบทุกเดือน การใช้โปรแกรมบัญชี จะช่วยให้สำนักงานบัญชี เข้ามาดึงข้อมูลได้เลย ไม่ต้องส่งเอกสารกระดาษจำนวนเยอะๆช่วยลดปัญหาเอกสารสูญหาย
ในการตัดสินใจเพื่อให้ตอบโจทย์ธุรกิจนั้น การออกเอกสารนอกระบบ เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กมากที่เพิ่งเริ่มต้น และธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีปริมาณเอกสารที่ค่อนข้างน้อย ส่วนการออกเอกสารผ่านโปรแกรมบัญชี เหมาะสำหรับธุรกิจ SME ที่กำลังเติบโต โดยเฉพาะธุรกิจที่จดทะเบียน VAT แล้ว หรือเริ่มมีปริมาณการเปิดบิลที่มากขึ้น สำหรับเจ้าของธุรกิจท่านใดที่มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการออก ใบแจ้งหนี้หรือต้องการวางระบบเอกสารบัญชีให้ถูกต้อง สามารถปรึกษาและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่โทร. 02-1251363 Facebook : Build Me Up Consultant Line : @bmu001
