ด้วยมีท่านเจ้าของร่วมของนิติบุคคลอาคารชุดแห่งหนึ่ง ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด ซึ่งเดิมประกอบอาชีพเป็นพนักงานบริษัท แต่ปัจจุบันว่างงานอยู่ บริษัทที่เป็นผู้บริหารอาคารชุด (รายเดิม) มีความเห็นไม่สอดคล้อง กับนโยบายของคณะกรรมการ บริษัทดังกล่าวได้ปฏิบัติหน้าที่เป็นผู้จัดการนิติบุคคล อาคารชุดฯ ซึ่งจะครบวาระการดำรงตำแหน่งพอดี คณะกรรมการจึงได้จัดให้มีการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม และมีวาระการถอดถอนผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดคนเดิม และแต่งตั้งผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดคนใหม่ ซึ่งในที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมดังกล่าวก็ได้มีมติแต่งตั้งตนเองเป็นผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดคนใหม่ ได้รับคะแนนเสียงถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนดทุกประการ จึงขอคำปรึกษาว่า การรับมอบงานจากบริษัทที่บริหารเดิม ไม่ทราบว่าต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง?
ตามหลักโดยทั่วไปแล้วนั้น ในกรณีที่บริษัทบริหารเดิมมีความเป็นมืออาชีพจะมีรูปแบบและแนวทางในการส่งมอบงานเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ซึ่งเอกสารดังกล่าวค่อนข้างชัดเจนครับ แต่หากเป็นบริษัทที่ไม่อยู่ในมาตรฐานก็อาจมีข้อติดขัดได้ครับ ดังนั้นขอให้ความเห็นว่า ในการรับมอบงานควรแบ่งงานที่จะรับมอบเป็นหมวดหมู่ ดังนี้
1.งานด้านทะเบียนและเอกสาร กรณีที่ท่านได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุดคนใหม่ท่านต้องไปดำเนินการจดทะเบียนต่อเจ้าพนักงานที่ดินสาขาที่อาคารชุดของท่านตั้งอยู่ทันที นอกจากนั้นท่านควรขอเอกสารหลักฐานสำคัญต่างๆ อาทิ หนังสือสำคัญการจดทะเบียนอาคารชุด (อช.10) และนิติบุคคลอาคารชุด (อช.13) หนังสือสำคัญการจดทะเบียนรายนามคณะกรรมการและผู้จัดการนิติบุคคลอาคารชุด (อช.12) หนังสือกรรมสิทธิ์ห้องชุด (อช.2) ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดที่มีตราประทับรับรองโดยเจ้าพนักงานที่ดิน หนังสือสัญญาซื้อขายห้องชุด ทะเบียนรายชื่อที่อยู่ที่ติดต่อของเจ้าของร่วม เอกสารตามรายการข้างต้นนี้ หากไม่มีท่านสามารถไปติดต่อขอคัดลอกได้ที่สำนักงานที่ดินฯ ครับ พร้อมนี้ ต้องมีสำเนาเอกสารสัญญาบริการต่าง ๆ ที่นิติบุคคลอาคารชุดได้จัดทำไว้กับคู่สัญญา ไม่ว่าจะเป็นสัญญาด้านการรักษาความปลอดภัย การดูแลบำรุงรักษาระบบลิฟต์ ที่ขาด ไม่ได้ก็คือกรมธรรม์ประกันภัยของตัวอาคารชุดท่าน รวมถึงรายงานการประชุมกรรมการและรายงานการประชุมใหญ่เจ้าของร่วมทุกครั้ง สำเนาหนังสือเข้า-ออก ฯลฯ
2.งานด้านบัญชีการเงิน ท่านต้องให้บริษัทบริหารเดิมส่งมอบงบดุล (ในส่วนของงบดุลต้องมีหนังสือหรือเอกสารที่รับรองโดยผู้สอบบัญชีด้วยนะครับ) งบการเงิน สรุปรายรับ-รายจ่ายแต่ละเดือน สมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร รายการความเคลื่อนไหว ธนาคาร (สเตตเมนต์) ทุกบัญชีที่มีต้นขั้วหลักฐานหรือสำเนาใบเสร็จรับเงิน และเงินสดย่อย (ถ้ามี) ในส่วนของด้านบัญชีการเงินนี้ ขอให้ท่านติดตามทวงถามสรุปรายการค้างชำระค่าใช้จ่ายส่วนกลางของเจ้าของร่วมสิ้นสุด ณ วันที่ผู้บริหารรายเดิม ได้ส่งมอบงานให้กับท่านไว้ด้วยก็จะเป็นการดีนะครับ เรื่องบัญชีการเงินถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเอกสารงบดุล นิติบุคคลอาคารชุดต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อย กว่าสิบปีนับแต่วันที่ได้รับการอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วม ครับ
3.งานด้านวิศวกรรมและงานระบบ ออกเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับงานระบบ ประกอบด้วย คู่มือการทำงานของงานระบบแต่ละชนิด แบบแปลนพิมพ์เขียว ของงานระบบทั้งหมด รายงานการตรวจสอบการดูแลบำรุงรักษางานระบบของอาคาร ทุกเดือน รายนามบริษัทที่อยู่ที่ติดต่อซึ่งเป็นผู้ติดตั้งงานระบบของอาคาร รวมถึงใบรับรองการตรวจสอบอาคาร (ร.1) จากวิศวกรที่ได้รับใบอนุญาต
4.งานด้านบุคลากร ประเด็นนี้ค่อนข้างน่าเป็นห่วงท่านนะครับ บังเอิญว่าท่านไม่ได้บอกให้ทราบว่า พนักงานของนิติบุคคลอาคารชุดเป็นของบริษัทบริหารเดิม หรือนิติบุคคลอาคารชุดว่าจ้างโดยตรง กรณีที่เป็นของบริษัทบริหารก็เชื่อได้ว่าบริษัท ดังกล่าวคงนำพนักงานกลับทั้งหมด เว้นแต่ท่านจะมีความสามารถที่จะโน้มน้าวให้พนักงานดังกล่าวมาทำงานให้ท่านต่อได้ ที่เกริ่นในตอนต้นว่าเป็นห่วงก็คือท่านคงต้อง เหนื่อยกับการคัดสรรบุคลากรเข้ามาทำงาน การจัดทำค้ำประกันพนักงาน ชุดเครื่องแบบ สวัสดิการต่างๆ ยิ่งสมัยนี้ด้วยแล้วเด็กรุ่นใหม่มักขาดความอดทนครับมีปัจจัยอะไรมากระทบนิดหน่อยก็ลาออกกันแล้ว ท่านคงต้องเหนื่อยพอควร
แต่หากงานทุกอย่างเข้าที่เข้าทางแล้วอุปสรรคเหล่านี้ก็คงมีผลกระทบบ้างเล็กน้อยเท่านั้น พนักงานในตำแหน่งต่างๆ ที่สำคัญซึ่งปฏิบัติหน้าที่ประจำให้กับอาคารชุดจะประกอบ ด้วย ผู้จัดการอาคารชุด พนักงานบัญชี พนักงานธุรการและพนักงานช่าง นอกเหนือจากตำแหน่งที่กล่าวถึงข้างต้นแล้วนั้น สามารถจัดหาบริษัทภายนอกเข้ามาให้บริการกับเจ้าของร่วมเพื่อเป็นการแบ่งเบาภาระให้กับท่านได้ ไม่ว่าจะเป็นงานด้านความสะอาด งานด้านความปลอดภัยหรืองานด้านสวนหย่อม เหล่านี้มีบริษัทเอกชน มากมายครับ ขึ้นอยู่กับงบประมาณของท่าน ถ้าเงินของนิติบุคคลอาคารชุดมีมากพอควรก็สามารถคัดสรรบริษัทชั้นนำมาให้บริการกับเจ้าของร่วมได้ การร้องเรียนต่างๆ จากเจ้าของร่วมก็จะลดน้อยลง ท่านก็จะมีเวลาสามารถปฏิบัติหน้าที่ในด้านอื่นได้มากยิ่งขึ้น
นอกเหนือจากงานด้านต่างๆ ที่แจ้งให้ท่านทราบแล้วในข้างต้นนั้น งานส่วนอื่นๆ ก็จะเป็นงานประจำที่ท่านต้องปฏิบัติ ข้อกฎหมายต่างๆ ก็ควรต้องศึกษาไว้นะครับ ปัจจุบันมีหลายหน่วยงานที่เปิดการอบรมในด้านนี้ ท่านสามารถเข้าดูทางอินเตอร์เน็ตได้เลยครับ สิ่งสุดท้ายที่ท่านควรจะดำเนินการก็คือ การประชาสัมพันธ์ตัวท่านแจ้งเจ้าของร่วมให้ได้รับทราบโดยทั่วกัน โดยการติดประกาศบอร์ดที่บริเวณอาคารชุด ส่งหนังสือเวียนไปยังห้องชุดต่างๆ และขอให้ความเห็นว่าท่านในฐานะเจ้าของร่วมคนหนึ่ง ควรจัดกิจกรรมอย่างต่อเนื่อง