ด้วยมีกรรมการของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรแห่งหนึ่ง แถวๆ ถนนเส้นเกษตรนวมินทร์ มีข้อสงสัยได้สอบถามข้อข้องใจเกี่ยวกับเรื่องการจัดประชุมใหญ่ของ นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรมาครับ
กรรมการท่านดังกล่าวได้เล่าให้ฟังว่า หมู่บ้านจัดสรรของท่านได้จดทะเบียนจัดตั้งเป็นนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ตามพระราชบัญญัติการจัดสรรที่ดิน พ.ศ.2543 เรียบร้อย เมื่อประมาณ 2 ปีเศษที่ผ่านมา ซึ่งท่านก็ได้รับการเสนอชื่อเป็นหนึ่งในคณะกรรมการฯ ซึ่งบริหารงานตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา และการดำรงตำแหน่งของท่านครบวาระสองปี ตามที่ที่ประชุมใหญ่ได้กำหนด ปัญหาของท่านคือ ปัจจุบันระยะเวลาที่ท่านปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งกรรมการนั้น ได้ครบวาระแล้ว และไม่ประสงค์ ที่จะเป็นกรรมการในสมัยต่อไป แต่นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรยังไม่จัดให้มีการประชุมใหญ่ของสมาชิก ท่านประสงค์ที่จะดำเนินการให้ถูกต้องตามกระบวนการและขั้นตอนของกฎหมายที่กำหนดไว้ จึงได้หารือมา
ประเด็นแรกต้องขออนุญาตกล่าวอ้างถึงกฎหมายให้ทราบกันก่อนนะครับ ตามกฎกระทรวง ว่าด้วยการขอจดทะเบียนจัดตั้ง การบริหาร การควบ และการยกเลิกนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร พ.ศ.2545 ได้กำหนดว่า ให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่สามัญอย่างน้อยปีละหนึ่งครั้ง นอกจากนั้น นิติบุคคล หมู่บ้านจัดสรรจะเรียกประชุมใหญ่วิสามัญเมื่อใดก็ได้แล้วแต่จะเห็นสมควร ในส่วนของการเรียกประชุมใหญ่วิสามัญนั้นจะต้องมีสมาชิก (หมายถึงเจ้าของบ้าน) จำนวน ไม่น้อยกว่าหนึ่งในห้าของจำนวนสมาชิกทั้งหมด หรือสมาชิกจำนวนไม่น้อยกว่าที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ ทำหนังสือร้องขอต่อคณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรให้เรียกประชุมใหญ่วิสามัญก็ได้ แต่ในหนังสือร้องขอดังกล่าวนั้น จะต้องระบุถึงความประสงค์ว่าให้เรียกประชุมเพื่อการใด และเมื่อคณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้าน จัดสรรได้รับหนังสือร้องขอให้เรียกประชุมใหญ่วิสามัญตามวรรคสอง ให้คณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรเรียกประชุมใหญ่วิสามัญ โดยจัดให้มีการประชุมขึ้นภายในสามสิบวันนับแต่วันที่ได้รับคำร้องขอ และหากคณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรไม่เรียกประชุมภายในระยะเวลาที่กล่าวถึงข้างต้น สมาชิกผู้ร้องขอให้เรียกประชุมหรือสมาชิกอื่นจำนวนไม่น้อยกว่าที่กำหนดไว้ในข้อบังคับจะเรียกประชุมเองก็ได้
นอกจากนั้น ในการเรียกประชุมใหญ่ คณะกรรมการนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรต้องจัดส่งหนังสือนัดประชุมและเอกสารที่เกี่ยวข้องไปยังสมาชิกทุกคนก่อนวันประชุมไม่น้อยกว่าสิบห้าวัน หนังสือนัดประชุมดังกล่าวต้องระบุวัน เวลา สถานที่ และระเบียบวาระการประชุม ไว้ด้วย
ในการประชุมใหญ่จะต้องมีสมาชิกมาเข้าร่วมประชุม โดยมีเสียงในการลงคะแนนรวมกันไม่น้อยกว่าหนึ่งในสามของจำนวนเสียงลงคะแนนทั้งหมดจึงจะครบเป็นองค์ประชุม (เว้นแต่ในข้อบังคับของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรนั้นๆ จะกำหนดองค์ประชุมไว้เป็นอย่างอื่น) ในการประชุมใหญ่ครั้งใดถ้าไม่ได้องค์ประชุมครบตามที่กำหนดไว้และการประชุมใหญ่นั้นได้เรียกตามคำร้องขอของสมาชิก ก็ให้งดการประชุม แต่ถ้าเป็นการประชุมใหญ่ที่สมาชิกมิได้เป็นผู้ร้องขอให้นิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรเรียกประชุมใหญ่อีกครั้ง โดยต้องจัดให้มีการประชุมขึ้นภายในสามสิบวันนับแต่วันที่นัดประชุมใหญ่ครั้งแรก ซึ่งการประชุมครั้งหลังนี้ต้องมีสมาชิกมาประชุมมีเสียงในการลงคะแนนรวมกัน ไม่น้อยกว่าหนึ่งในสิบของจำนวนเสียงลงคะแนนทั้งหมด และจะต้องมีจำนวนสมาชิกเข้าร่วมการประชุมไม่น้อยกว่าสิบคนด้วยจึงจะครบเป็นองค์ประชุม
มติของที่ประชุมใหญ่ให้ถือเอาเสียงข้างมาก (เว้นแต่ข้อบังคับของนิติบุคคลอาคารชุดท่าน) จะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น สำหรับการลงคะแนนเสียงให้สมาชิกคนหนึ่งมีเสียงเท่ากับอัตราส่วนค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาและจัดการสาธารณูปโภค ถ้าสมาชิกคนเดียวมีคะแนนเสียงเกินกึ่งหนึ่งของจำนวนคะแนนเสียงทั้งหมด ให้ลดจำนวนคะแนนเสียงของผู้นั้นลงมาเหลือเท่ากับจำนวนคะแนนเสียงของสมาชิกอื่นรวมกันในกรณีที่คะแนนเสียงเท่ากัน ให้นับจำนวนสมาชิกที่ออกเสียงลงคะแนนเป็นเกณฑ์ในการลงคะแนนเสียง
ประเด็นสำคัญที่จะเรียนแจ้งให้ทราบเกี่ยวกับการลงมติในที่ประชุม คือ หากการประชุมใหญ่ครั้งใด ถ้าได้มีการประชุมหรือการลงมติโดยไม่ปฏิบัติตามหรือฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับของนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรแล้วนั้น ท่านสมาชิกอาจร้องขอต่อศาล ให้มีคำสั่งเพิกถอนมติในการประชุมครั้งนั้นได้ แต่การร้องขอต่อศาลดังกล่าวท่านจะต้องดำเนินการภายในสามสิบวันนับแต่วันที่ที่ประชุมใหญ่ลงมติ
ดังนั้น หากนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรร ของท่านไม่ดำเนินการจัดให้มีการประชุมใหญ่สมาชิก ท่านสามารถดำเนินการตามขั้นตอนของกฎหมายที่กล่าวถึงข้างต้นได้เลยครับ แต่อย่างไรก็ตามหากเจรจาพูดคุยกันได้ก็น่าจะดีกว่า เพราะเป็นเรื่อง ภายในของหมู่บ้านท่านเอง